Forretningsorden for Sankt Povls sogns menighedsråd

Ref.:
a. Bekendtgørelse nr. 146 af 24. februar 2012 af lov om menighedsråd.
b. Bekendtgørelse nr. 60 af 20. januar 2010 om menighedsråds medvirken ved ansættelse i præstestillinger m.v.

Menighedsrådets møder

§ 1. Menighedsrådets møder er offentlige. Menighedsrådet kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre.

Stk. 2. Følgende sager skal, medmindre menighedsrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandles for lukkede døre:

1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.

2. Sager om køb og salg af fast ejendom.

3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, forhandles for lukkede døre, hvis det bestemmes af menighedsrådet eller formanden.

Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.

 

§ 2. Medlemmerne har pligt til at deltage i menighedsrådets møder.

Stk. 2. Når et medlem er forhindret i at deltage i et møde, skal dette meddeles formanden, inden mødet afholdes. Et medlem som vedholdende undlader at opfylde sine pligter som medlem af rådet, skal udtræde af rådet.

Stk. 3. I referatet anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Stk. 4. Formanden indkalder stedfortræder selv om et medlems forhindring forventes at vare kortere end 2 måneder, jf. lov om menighedsråd § 13, stk. 2.

 

Udsendelse af dagsorden og fremlæggelse af sagsfortegnelse

§ 3. Hvis et medlem, en af de i lov om menighedsråd § 3 § 2, stk. 2, nævnte præster eller den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jf. lov om menighedsråd § 3, senest 10 hverdage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter formanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde.

Stk. 2. Formanden foranlediger, at der senest 6 hverdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hvert af menighedsrådets medlemmer samt de i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, nævnte præster og den af kirkefunktionærerne valgte repræsentant, jfr. lov om menighedsråd § 3, en dagsorden.

Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - medmindre det forinden er tilsendt de i stk. 2 nævnte personer - være tilgængeligt på kirkekontoret og Den Digitale Arbejdsplads (www.menighedsraad.dk) i mindst 4 hverdage inden mødet. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt. Dog offentliggøres ikke fortrolige oplysninger, som efter en konkret vurdering er omfattet af tavshedspligten, se eksempler i § 12, stk. 4.

Stk. 4. En sag, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles og afgøres på mødet, hvis alle medlemmer er til stede og enstemmigt vedtager det. Sagen kan dog behandles, hvis den ikke tåler udsættelse.

Stk. 5. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver formanden i videst muligt omfang medlemmerne og de i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, og § 3 nævnte personer underretning om de sager, der skal behandles på mødet.

 

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse.

§ 4. Menighedsrådets beslutninger træffes i møder.

Stk. 2. Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 3. Formanden og i hans forfald næstformanden leder menighedsrådets møder. Endvidere formulerer formanden de punkter, om hvilke der skal stemmes. Dog skal medlemmer, der fremsætter selvstændige forslag/ændringsforslag eller ønsker særstandpunkter refereret, selv formulere sådanne.

Stk. 4. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer formanden eller en af formanden udpeget mødeleder den orden, hvori de får adgang til at tale.
 

§5. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som formanden bestemmer, og formanden kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge.

Stk. 2. Ethvert medlem og de i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, og § 3 nævnte personer kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.

 

Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger

§6. Menighedsrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at medlemmet er udelukket fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om sagen.

Stk. 2. Såfremt et medlem erklæres for inhabilt, skal vedkommende forlade mødelokalet under forhandlingen og afstemningen om sagen. Medlemmet er derimod ikke afskåret fra at deltage i menighedsrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt der foreligger inhabilitet.

Stk. 3. Et medlem skal underrette menighedsrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.
 

§7. Præster kan ikke deltage i forhandling og afstemning i sager vedrørende pastoratets præsteboliger eller i sager, der vedrører en anden præst i pastoratet.

Stk. 2. Præster kan ikke deltage i afstemningen:

1. I sager, der er omfattet af bestemmelsen i lov om menighedsråd § 38.

2. I sager, der vedrører opførelse af kirker og nedbrydning af kirker.

3. Om indstillingen i sager om sogneinddeling, herunder oprettelse af nye sogne og kirkedistrikter, og pastoratsinddelingen.

Stk. 3. Repræsentanten for kirkefunktionærerne, jf. lov om menighedsråd § 3, kan ikke deltage i forhandling i sager om ansættelse af kirkefunktionærer og i sager, der angår andre funktionærer ved kirken.

Stk. 4. Under forhandlingen og afstemningen i de i stk. 1 og stk. 3 nævnte sager skal den inhabile forlade mødelokalet. Vedkommende skal dog forinden gives lejlighed til at fremføre sine synspunkter og bidrage med faktiske oplysninger.
 

§ 8 . Menighedsrådets medlemmer kan ikke afgive stemmer ved fuldmagt, men alene ved deltagelse i rådets møder.
 

Afstemninger

§ 9. Alle afstemninger i menighedsrådet foregår ved åben afstemning. Den åbne afstemning sker ved håndsoprækning.

Hemmelig/skriftlig afstemning skal anvendes ved valg af formand og næstformand samt ved præstevalg. Herudover skal hemmelig/skriftlig afstemning anvendes hvis et flertal ønsker det.

Stk. 2. Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler formanden dette med angivelse af sin opfattelse med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse.

Stk. 3. Til beslutning kræves almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Ved pligtmæssige afgørelser foretages i tilfælde af stemmelighed fornyet afstemning. I tilfælde af fortsat stemmelighed foretages lodtrækning.

Stk. 4. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemningen ikke er påbegyndt.


§ 10. Ved valg af formand og næstformand samt ved valg til enkeltmandsposter anvendes bundet flertalsvalg.

Stk. 2. Ved denne valgmåde er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning.
 

Udvalg

§11.a.  De af menighedsrådet nedsatte udvalg løser opgaver i henhold til nedenstående stk. 1.-8. Udvalgenes beslutninger træffes i møder.

Udvalgene har ansvar for at forvalte tildelt budget. Ved konstatering af afvigelser mellem forbrug og tildelt budget, samt ved behov for økonomiske dispositioner som ikke er budgetteret, kontaktes forretningsudvalget.

Ved Skt. Povls kirke i Korsør, har menighedsrådet besluttet at nedsætte følgende udvalg:

Stk. 1. Forretningsudvalget. (kasse- og regnskabsudvalget) bestående af min. 3 medlemmer, herunder formanden, næstformanden og kassereren.

Kontaktperson, krikeværge og udvalgsformænd kan indkaldes efter behov, ligesom alle kan bede om forbehandling af punkter til menighedsrådet, og dermed deltage i forretningsudvalgets møder.

Udvalget varetager opgaver i forbindelse med kirkens drift, herunder kasse- og regnskabsfunktioner, budgetlægning og kontakt til kirkens ansatte.

Forretningsudvalget indstiller personer til det fælles budgetudvalg under Slagelse-Skælskør provsti.

Stk. 2. Kirkeudvalget (bestående af min. 3 medlemmer). Udvalgets opgaver omfatter:

  • Tilsyn med kirkens udenomsareal, bygninger, inventar og installationer
     
  • Indstilling om større nyanskaffelser og forbedringer
     
  • Årlig optælling af inventar, og
     
  • Deltagelse i kirkesyn.


Udvalget samarbejder med kirkeværgen og fører i samarbejde med denne tilsyn med kirketjenernes arbejde.

Det anbefales at minimum 1 præst deltager i dette udvalg.

Stk. 3. Husudvalget. (bestående af min. 3 medlemmer). Udvalgets opgaver omfatter:

  • Tilsyn med Skt. Gertruds hus og præsteboligerne Præstestræde 4 og Lyshøj 13, herunder udenomsareal, bygninger, inventar og installationer
     
  • Indstilling om større nyanskaffelser og forbedringer
     
  • Årlig optælling af inventar, og
     
  • Deltagelse i syn.


Udvalget samarbejder med kirkeværgen og fører i samarbejde med denne tilsyn med kirketjenernes arbejde ved disse ejendomme.

Stk. 4. Aktivitetsudvalget. (bestående af min. 3 medlemmer). Udvalgets opgaver omfatter:

  • Opgaver i f. m. foredrag, studiekredse, udflugter, festdage, kulturarrangementer m.v.
     
  • Korarrangementer og koncerter i samarbejde mellem organisten og udvalget
     

Det anbefales at minimum 1 præst og kirkens organist deltager i dette udvalg. Udvalgets arbejde skal koordineres med kirkens præster, organist og øvrige udvalg.

Stk. 5. Børne- og ungeudvalget. (bestående af min. 3 medlemmer). Udvalgets opgaver omfatter:

  • Opgaver i f. m. kirkens børne- og ungearbejde, herunder børneklub, juniorklub, minikonfirmander og evt. børnekor
     

Det anbefales at min. 1 præst og kirkens medarbejder vedr. børn sidder med i dette udvalg. Udvalgets arbejde skal koordineres med kirkens præster, organist og øvrige udvalg.

Stk. 6. PR-udvalget. (bestående af min. 3 medlemmer). Udvalgets opgaver omfatter:

  • Kontakt til og annoncer i lokale aviser
     
  • PR-opgaver omkring kirkens arbejde
     
  • Brug af elektroniske medier, herunder internet, TV og radio
     
  • Kirkens hjemmeside
     
  • Brochurer om kirken og kirkens arbejde.


Det anbefales at min. 1 præst og kirkens medarbejder vedr. børn sidder med i dette udvalg. Udvalgets arbejde skal koordineres med kirkens præster, organist og øvrige udvalg.

Stk. 7. HR-udvalget. (Bestående af min. 2 medlemmer, herunder formand eller næstformand og kontaktpersonen. Udvalgets opgaver omfatter:

  • Vedligeholdelse af instrukser, arbejdsbeskrivelser m.v.
     
  • Behandling HR-relaterede sager, og
     
  • Arbejdsmiljø


HR-udvalget har ikke eget budget, forslag til økonomiske disposistioner forelægges for menighedsrådet.

Stk. 8. Valgbestyrelse. (bestående af 3 medlemmer). Valgbestyrelsen varetager opgaver i f. m. lovfæstede menighedsrådsvalg. Formanden vælges af menighedsrådet.
 

§ 11.b. Valg af medlemmer til udvalg under stk. 1. og 2. og 8. finder sted ved nyvalg af menighedsrådet, umiddelbart efter valg af formand og næstformand, jf. § 10. Valgene har virkning for hele menighedsrådets valgperiode.

De øvrige udvalg under stk. 3., 4., 5., 6. og 7. kan der ske nyvalg til efter hvert valg af formand og næstformand.


Bestyrelse for Korsør Kirkegård

§ 12. Korsør Kirkegård ejes i fælleskab af Skt. Povls Kirke, Korsør og Halsskov Kirke, Korsør. Kirkegården drives i h. t. Bestyrelsesvedtægter for Korsør Kirkegård, der er godkendt af Kirkeministeriet.

Stk. 2. Hver ejer vælger 3 medlemmer til bestyrelsen for Korsør Kirkegård. Valget finder sted ved nyvalg af menighedsrådet, umiddelbart efter valg af formand og næstformand, jf. § 10. Valgene har virkning for hele menighedsrådets valgperiode.

Hvis et valgt medlem udtræder af menighedsrådet, vælger dette et ny medlem for resten af menighedsrådets valgperiode.

Stk. 3. Valgte medlemmer må ikke have kommerciel interesse i kirkegårdens virksomhed.

Stk. 4. Ved kontakt mellem de 2 menighedsråd bør det tilsikres, at et af de 6 medlemmer af bestyrelsen virker som præst ved enten Skt. Povls Kirke eller Halsskov Kirke.


Menighedsrådets beslutningsprotokol

§ 13. I beslutningsprotokollen indføres de af menighedsrådet trufne beslutninger med angivelse af, hvorledes det enkelte medlem har stemt.

Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sit særstandpunkt kort tilført beslutningsprotokollen og kræve, at de myndigheder, som underrettes om vedkommende menighedsrådsbeslutning, samtidig gøres bekendt med indholdet af den nævnte tilføjelse.

Stk. 3. Efter hvert beslutningspunkt oplæses konklusionen af sekretæren. Beslutningsprotokollen underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Såfremt et medlem forlader mødet før mødets afslutning, underskriver medlemmet med oplysning om hvilke punkter man havde været med til af forhandle.

Stk. 4. Beslutningsprotokollen skal være tilgængelig på kirkekontoret og på kirkens hjemmeside. Dog udelades fortrolige oplysninger, som efter en konkret vurdering er omfattet af tavshedspligten. Dvs. f.eks.:
 

  • Sager, hvori der indgår oplysninger om enkeltpersoners personlige eller økonomiske forhold, f.eks. sager, hvor der er tale om bedømmelse af personlige forhold.
     
  • Sager, hvori der indgår oplysninger om menighedsrådets økonomiske interesser, herunder udførelsen af forretningsvirksomhed, f.eks. sager om køb og salg af fast ejendom eller sager, hvor der er overslag og tilbud vedr. bygningsarbejder og leverancer.
     
  • Sager, hvor information til eller godkendelse af ansøger / instans skal ske, inden offentliggørelse finder sted


Stk. 5. For menighedsrådsmedlemmer skal den fuldstændige beslutningsprotokol og tilhørende bilag hurtigst muligt tilsendes på e-mail eller per brev, samt være tilgængelig på kirkekontoret og på den Den Digitale Arbejdsplads (www.menighedsraad.dk).

Stk. 6. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller af andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.


Ændringer i forretningsordenen

§ 14. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære menighedsrådsmøder. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod lovbestemmelser.
 

Ikrafttræden m.v.

§ 15. Denne forretningsorden træder i kraft straks efter vedtagelsen, jf. § 13.

Stk. 2. Der udleveres et eksemplar af forretningsordenen til hvert medlem af menighedsrådet samt til de personer, der er nævnt i lov om menighedsråd § 2, stk. 2, og § 3.

 

Forelagt og vedtaget på menighedsrådets ordinære møde den 8. juni 2017.

Kontaktoplysninger

  • Skt. Povls Kirke
  • Kirkepladsen 5
    4220 korsør

  • Telefon: 58 37 13 09
  • Email: hmk@km.dk
 

Sociale links